Der Schutz personenbezogener Daten ist dem Steiermärkischen Kunstverein Werkbund wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt, auf welchen Rechtsgrundlagen sie beruht, an wen Daten übermittelt werden können und welche Rechte betroffene Personen haben.

1. Verantwortlicher

Steiermärkischer Kunstverein Werkbund
ZVR-Zahl: 168264523
Heinrichstraße 10/2
8010 Graz
Österreich

E-Mail: kunstverein.stmk@werkbund.at
Website: www.werkbund.at

Der Verein hat seinen Sitz in Graz.

2. Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG 2021), des Vereinsgesetzes 2002 sowie sonstiger anwendbarer Rechtsvorschriften.

Personenbezogene Daten werden nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke und grundsätzlich nur in jenem Umfang verarbeitet, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, insbesondere bei freiwilligen Newsletter-Anmeldungen, freiwilliger WhatsApp-Kommunikation, optionalen Veröffentlichungen sowie einwilligungspflichtigen Analyse- oder externen Medienfunktionen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen, insbesondere bei Mitgliedsanträgen, Aufnahmeverfahren, Mitgliedschaft und der hierfür erforderlichen Kommunikation und Verwaltung.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen, insbesondere bei gesetzlichen Aufbewahrungs-, Buchhaltungs-, Steuer- oder Behördenpflichten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere für IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz, Nachweis von Erklärungen, Vereinsorganisation, Vereinskommunikation, Rechtsverteidigung, Kunst- und Kulturvermittlung sowie Dokumentation, Chronik und Archivierung der Vereinsgeschichte.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Betrieb, Sicherheit und technische Bereitstellung der Website,
Bearbeitung von Anfragen und Kontaktaufnahmen,
Bearbeitung und Dokumentation von Mitgliedsanträgen,
Aufnahme und Verwaltung von Mitgliedern,
Einhebung und Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen,
interne Vereinsorganisation und Kommunikation,
Durchführung der nach den Statuten vorgesehenen Aufgaben und Vereinsorgane,
Organisation und Dokumentation von Ausstellungen, Clubabenden, Veranstaltungen, Ausschreibungen, Publikationen und sonstigen Vereinsaktivitäten,
Förderung und Sichtbarmachung der künstlerischen Tätigkeit der Mitglieder,
Veröffentlichung von Künstlerprofilen, Werken und Vereinsinhalten,
Dokumentation der Vereinsgeschichte, Chronik und Archivierung,
Versand von Vereinskommunikation und Newslettern,
statistische Auswertung und Verbesserung der Website, soweit hierfür die erforderliche Einwilligung vorliegt,
technische Auffindbarkeit öffentlicher Inhalte durch Suchmaschinen und andere Informationssysteme,
Erfüllung gesetzlicher und behördlicher Verpflichtungen sowie
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Besuch der Website und Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seiten und Dateien,
Referrer-URL,
Browser und Betriebssystem,
übertragene Datenmenge,
HTTP-Statuscode sowie
technische Verbindungsinformationen.

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Funktionsfähigkeit und Sicherheit zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und Missbrauch oder Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für technische, Sicherheits- oder Fehleranalysezwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies aufgrund eines konkreten Sicherheitsvorfalls, eines Rechtsanspruches oder einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

5. Hosting

Unsere Website wird bei folgendem Anbieter betrieben:

World4You Internet Services GmbH
Hafenstraße 35
4020 Linz
Österreich

Im Rahmen des Hostings werden insbesondere Website-Dateien, Datenbanken, technische Protokolldaten und über die Website übermittelte personenbezogene Daten verarbeitet.

World4You wird, soweit eine Verarbeitung in unserem Auftrag erfolgt, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

6. WordPress und technisch notwendige Funktionen

Unsere Website basiert auf WordPress und verwendet eigene Werkbund-Module sowie weitere technische Komponenten.

Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen können insbesondere für Sicherheit, Sitzungen, Anmeldefunktionen, Formulare, Consent-Verwaltung und andere ausdrücklich angeforderte Funktionen eingesetzt werden.

Nicht technisch notwendige Speicherungen, Analysefunktionen oder externe Medien werden nur aktiviert, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und eine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung vorliegt.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf der Website bereitgestellten Einstellungen geändert oder widerrufen werden.

7. Matomo

Zur statistischen Auswertung unserer Website verwenden wir Matomo. Matomo wird lokal auf unserer bei World4You betriebenen Website-Infrastruktur eingesetzt; es wird kein Matomo-Cloud-Dienst verwendet.

Matomo wird nur nach vorheriger Einwilligung in die entsprechende Statistik-Kategorie aktiviert.

Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

besuchte Seiten,
Zeitpunkt und Dauer von Zugriffen,
Referrer,
Browser- und Geräteinformationen,
Interaktionen mit der Website sowie
gekürzte bzw. anonymisierte IP-Informationen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

8. Externe Medien und externe Links

Unsere Website kann Links zu externen Websites sowie optionale externe Medien enthalten. Beim bloßen Vorhandensein eines externen Links werden grundsätzlich noch keine Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen. Erst beim Aufruf des externen Angebots gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Soweit externe Inhalte unmittelbar in unsere Website eingebunden werden und dabei personenbezogene Daten übertragen werden können, erfolgt deren Aktivierung nur im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen und, soweit erforderlich, erst nach Einwilligung.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht, Zeitpunkt der Kontaktaufnahme und technisch erforderliche Metadaten gehören.

Rechtsgrundlage ist je nach Art der Anfrage insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Kontaktinformationen werden grundsätzlich gelöscht, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Rechtsansprüche oder berechtigten Dokumentationsinteressen bestehen.

10. Mitgliedsantrag und Aufnahmeverfahren

Mit der elektronischen Einreichung eines Mitgliedsantrags stellt die antragstellende Person einen verbindlichen Antrag auf Aufnahme in den Steiermärkischen Kunstverein Werkbund.

Die Mitgliedschaft entsteht erst durch die nach den Statuten vorgesehene Aufnahmeentscheidung.

Über die Aufnahme ordentlicher und außerordentlicher Mitglieder entscheidet nach den Statuten grundsätzlich der Vorstand. Über die Aufnahme ausübender Künstlerinnen und Künstler entscheidet der Vorstand auf Vorschlag des Aufnahmeausschusses.

Im Rahmen des Mitgliedsantrags können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Vor- und Nachname,
Adresse,
E-Mail-Adresse,
Telefonnummer,
Geburtsdatum, soweit vorgesehen,
künstlerische Angaben und Vita,
Website- und Social-Media-Angaben, soweit angegeben,
Lebenslauf, Portfolio und sonstige eingereichte Unterlagen,
Werkangaben und Werkabbildungen,
Erklärungen und Zustimmungen,
Angaben zur beantragten Mitgliedschaft,
interne Bearbeitungs- und Entscheidungsinformationen sowie
technische Nachweisdaten der elektronischen Einreichung.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten zur Gewährleistung der Sicherheit, zum Nachweis der Antragstellung, zur Verhinderung von Missbrauch oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Aufnahmeentscheidung erfolgt nicht ausschließlich automatisiert.

11. Elektronischer Einreichungs- und Integritätsnachweis

Zur nachvollziehbaren Dokumentation elektronisch eingereichter Mitgliedsanträge erstellt der Verein einen technischen Einreichungs- und Integritätsnachweis.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

Inhalt des eingereichten Antrags,
Name und im Formular eingegebene Unterschrift,
übermittelte Erklärungen und Zustimmungen,
Datum und Uhrzeit der Einreichung,
IP-Adresse der Verbindung,
technische Request-ID,
Browser-, Betriebssystem- und Geräteinformationen,
Spracheinstellungen,
technische Informationen zur HTTP-Anfrage,
kryptographische Prüfsummen eingereichter Dateien sowie
kryptographische Hash-, Signatur- und Integritätsinformationen.

Diese Informationen dienen insbesondere dazu, Zeitpunkt, Inhalt und technische Umstände einer Einreichung nachvollziehbar zu dokumentieren, nachträgliche Veränderungen erkennbar zu machen, Missbrauch zu verhindern und Rechtsansprüche nachweisen oder abwehren zu können.

Browser-, Geräte- oder IP-Informationen werden dabei nicht als alleiniger Identitätsnachweis verwendet.

Bei einem abgelehnten Mitgliedsantrag wird der vollständige Bewerbungs- und Nachweisdatensatz grundsätzlich ein Jahr nach der Ablehnung gelöscht, sofern keine konkrete rechtliche Verpflichtung oder ein konkreter Rechtsanspruch eine längere Speicherung erforderlich macht.

Bei angenommenen Mitgliedsanträgen wird der Bewerbungs- und Nachweisdatensatz grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft und ein Jahr nach deren wirksamer Beendigung aufbewahrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Rechtsansprüche eine längere Speicherung erfordern.

12. Mitgliederverwaltung

Nach erfolgter Aufnahme verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Durchführung und Verwaltung der Mitgliedschaft erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

Stammdaten und Kontaktdaten,
Mitgliedsart und Mitgliedsstatus,
Eintritts-, Austritts-, Streichungs- oder Ausschlussdaten,
Mitgliedsbeiträge und Zahlungsinformationen,
Vereinsfunktionen,
vereinsinterne Kommunikation,
Teilnahmen an Vereinsaktivitäten,
Veranstaltungs- und Ausstellungsinformationen sowie
sonstige für die Vereinsverwaltung erforderliche Informationen.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für darüber hinausgehende legitime Organisations-, Dokumentations- oder Rechtsverteidigungszwecke kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.

13. Zugriffsberechtigte Personen innerhalb des Vereins

Auf personenbezogene Bewerbungs-, Mitglieder-, Kontakt- und Verwaltungsdaten können die Mitglieder des Vorstands sowie Personen zugreifen, die vom Vorstand mit entsprechenden Vereinsaufgaben beauftragt wurden.

Dazu gehören insbesondere Personen, die mit der Mitgliederverwaltung, Website-Administration, technischen Administration oder anderen erforderlichen Verwaltungsaufgaben betraut sind.

Diese Daten dürfen ausschließlich im Rahmen der jeweiligen Vereinsaufgabe und für Vereinszwecke verwendet werden. Eine private oder sonstige vereinsfremde Nutzung personenbezogener Daten ist nicht zulässig.

Der Zugriff umfasst, soweit für die jeweilige Aufgabe erforderlich, insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Mitgliedsdaten sowie weitere für die Vereinsverwaltung notwendige Informationen.

Personen mit Zugriff auf nicht öffentliche personenbezogene Daten sind zur vertraulichen Behandlung verpflichtet.

14. Vereinskommunikation an Mitglieder

Die E-Mail-Adresse der Mitglieder ist ein wesentlicher Kommunikationskanal des Steiermärkischen Kunstvereins Werkbund.

Sie wird für die Durchführung der Mitgliedschaft, die Vereinsorganisation, die Wahrnehmung der in den Statuten vorgesehenen Aufgaben und die aktive Teilnahme am Vereinsleben verwendet.

Die Vereinskommunikation umfasst insbesondere:

Mitteilungen des Vorstands,
Informationen über Mitgliedschaft und Mitgliedsstatus,
Informationen über Mitgliedsbeiträge,
Einladungen und Informationen zur Generalversammlung,
statutarische und organisatorische Mitteilungen,
Informationen über Werkbund-Ausstellungen,
Informationen über Ausstellungen und künstlerische Aktivitäten von Mitgliedern,
Einladungen zu Clubabenden, Vorträgen, Diskussionen und sonstigen Vereinsveranstaltungen,
Ausschreibungen, Wettbewerbe und Preise,
Einreichmöglichkeiten für Kunstwerke,
Ausstellungs- und Verkaufsmöglichkeiten für Werke,
Fördermöglichkeiten und sonstige für die künstlerische Tätigkeit der Mitglieder relevante Möglichkeiten,
Informationen über für Mitglieder verfügbare Ateliers, Arbeitsmöglichkeiten oder vergleichbare vereinsbezogene Gelegenheiten sowie
sonstige Informationen, die der Förderung der Mitglieder, dem Vereinsleben oder der Verwirklichung des statutarischen Vereinszwecks dienen.

Der Verein stellt seinen Mitgliederverteiler nicht Dritten für entgeltlich beauftragte Werbung zur Verfügung und versendet darüber keine bezahlte Werbung für vereinsfremde Unternehmen oder Veranstaltungen.

Die vereinsbezogene Kommunikation ist Bestandteil der Vereinsorganisation und des Mitgliedschaftsverhältnisses. Sie wird an aktuelle Mitglieder unabhängig von einer Anmeldung zum allgemeinen öffentlichen Newsletter versendet.

Eine Abmeldung vom Mitgliederverteiler ist während einer wirksamen Mitgliedschaft nicht vorgesehen, soweit es sich um Kommunikation handelt, die der Mitgliedschaft, der Vereinsorganisation, dem Vereinsleben oder der Verwirklichung des statutarischen Vereinszwecks dient.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der dafür erforderlichen Kontaktdaten ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit eine konkrete elektronische Nachricht aufgrund ihres Inhalts als Direktwerbung im Sinne des § 174 TKG 2021 einzustufen ist, gelten zusätzlich die hierfür vorgesehenen gesetzlichen Voraussetzungen.

15. Austritt und Ende der Mitgliedschaft

Die Beendigung der Mitgliedschaft richtet sich nach den Statuten des Steiermärkischen Kunstvereins Werkbund.

Ein freiwilliger Austritt kann nach § 6 Abs. 2 der Statuten nur mit 31. Dezember eines Jahres erfolgen. Die Austrittserklärung muss dem Vorstand mindestens drei Monate vorher schriftlich mitgeteilt werden. Wird diese Frist nicht eingehalten, wird der Austritt erst zum nächsten statutarischen Austrittstermin wirksam.

Bis zum tatsächlichen Wirksamwerden des Austritts besteht die Mitgliedschaft fort. Bis zu diesem Zeitpunkt können daher weiterhin Vereinsinformationen und Mitgliederkommunikation versendet werden.

Nach der wirksamen Beendigung der Mitgliedschaft endet die laufende Mitgliederkommunikation grundsätzlich.

Auch danach können einzelne E-Mails oder sonstige Mitteilungen erforderlich sein, insbesondere zur Bestätigung oder Abwicklung der Beendigung der Mitgliedschaft, zur Klärung offener Mitgliedsbeiträge, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Bearbeitung von Datenschutzanfragen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ein unabhängig von der Mitgliedschaft freiwillig abonnierter allgemeiner Newsletter wird bis zur gesonderten Abmeldung weiterhin versendet.

16. Allgemeiner öffentlicher Newsletter

Unabhängig von der Mitgliederkommunikation bietet der Werkbund einen allgemeinen Newsletter für Mitglieder, Kunstinteressierte und andere interessierte Personen an.

Die Anmeldung zu diesem Newsletter ist freiwillig.

Für den Newsletter können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

E-Mail-Adresse,
Name und Anrede, soweit angegeben,
Zeitpunkt und Nachweis der Anmeldung,
Einwilligungsstatus,
Versandstatus,
Abmeldestatus sowie
im Rahmen des eingesetzten Versanddienstes anfallende technische Versandinformationen.

Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Am Ende jedes allgemeinen Newsletters befindet sich eine Möglichkeit zur Abmeldung. Eine Abmeldung kann außerdem durch Kontaktaufnahme mit dem Verein erfolgen.

Die Abmeldung vom allgemeinen Newsletter hat keine Auswirkungen auf eine bestehende Mitgliedschaft oder die zur Mitgliedschaft gehörende Vereinskommunikation.

17. E-Mail-Versand über Mailjet

Für den Versand von Vereinskommunikation und Newslettern verwenden wir Mailjet, einen E-Mail-Versanddienst der Sinch-Gruppe.

Im Rahmen des Versands können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

E-Mail-Adresse,
Name oder Anrede, soweit vorhanden,
Zuordnung zum jeweiligen Empfängerkreis,
Inhalt und Zeitpunkt einer Aussendung,
technische Nachrichten- und Versandkennung,
Zustellstatus,
Bounce- und Fehlermeldungen,
Sperr-, Abmelde- und Spamstatus sowie
Öffnungs- und Klickinformationen, soweit entsprechendes Tracking eingesetzt wird.

Mailjet verarbeitet Daten im Rahmen der Bereitstellung des E-Mail-Dienstes in unserem Auftrag. Soweit Mailjet bzw. die Sinch-Gruppe personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder übermittelt, erfolgt dies nach Maßgabe der jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Übermittlungsmechanismen.

18. Zustellstatus, Öffnungs- und Klicktracking bei E-Mails

Für die technische Kontrolle des E-Mail-Versands werden insbesondere Versandzeitpunkt, Empfängeradresse, Zustellstatus, technische Nachrichtenkennungen, Bounce-Informationen, Sperrstatus und sonstige Zustellfehler verarbeitet.

Diese Informationen dienen insbesondere dazu, die Funktionsfähigkeit der Vereinskommunikation sicherzustellen, unzustellbare Adressen zu erkennen und Versandprobleme nachvollziehen zu können.

Mailjet kann darüber hinaus Öffnungs- und Klicktracking bereitstellen. Beim Öffnungstracking kann ein technisch eingebundenes Bildelement geladen werden. Dadurch können insbesondere der Zeitpunkt einer Öffnung sowie technische Informationen zur Verbindung verarbeitet werden. Beim Klicktracking kann erfasst werden, dass ein einer bestimmten Aussendung zugeordneter Link aufgerufen wurde.

Solche Informationen können zur statistischen Auswertung von Aussendungen, zur Beurteilung der Reichweite, zur Verbesserung der Vereinskommunikation und zur Erkennung technischer Zustellprobleme verwendet werden.

Ein erfasster Öffnungsvorgang wird nicht als alleiniger Nachweis dafür behandelt, dass eine bestimmte Person eine Nachricht tatsächlich persönlich gelesen oder rechtlich zur Kenntnis genommen hat.

Soweit für personenbezogenes Öffnungs- oder Klicktracking eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Technische Versand-, Zustell-, Bounce- und Fehlerdaten werden, soweit sie für den jeweiligen Versand erforderlich sind, insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO verarbeitet.

19. Freiwillige Kommunikation über WhatsApp

Der Verein kann Mitgliedern ergänzend die freiwillige Teilnahme an Kommunikation über WhatsApp anbieten.

Die Nutzung von WhatsApp ist keine Voraussetzung für eine Mitgliedschaft. Wesentliche Informationen, die für die Wahrnehmung von Mitgliedsrechten und -pflichten erforderlich sind, werden nicht ausschließlich über WhatsApp bereitgestellt.

Bei Teilnahme an WhatsApp-Gruppen können insbesondere Telefonnummer, Profilname, Profilbild und abhängig von den persönlichen WhatsApp-Einstellungen weitere Profilinformationen für andere Gruppenmitglieder sichtbar sein.

Darüber hinaus verarbeitet der Betreiber von WhatsApp im Rahmen der Nutzung des Dienstes eigene personenbezogene Daten, insbesondere Konto-, Geräte-, Verbindungs- und Nutzungsinformationen.

Die Teilnahme erfolgt freiwillig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft beendet werden. Das Verlassen einer WhatsApp-Gruppe oder die Beendigung der WhatsApp-Kommunikation hat keine Auswirkungen auf die Mitgliedschaft.

20. Vorstandssitzungen, Generalversammlung und Vereinsprotokolle

Die Statuten sehen die Führung von Protokollen der Generalversammlung und des Vorstands durch den Schriftführer vor.

In solchen Protokollen können personenbezogene Daten enthalten sein, soweit diese für die nachvollziehbare Dokumentation des jeweiligen Vereinsvorgangs erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

Namen anwesender oder entschuldigter Personen,
Vereins- und Organfunktionen,
Anträge,
Beschlüsse,
Wahl- und Abstimmungsergebnisse,
Beauftragungen,
Wortmeldungen oder Stellungnahmen, soweit für das Protokoll erforderlich, sowie
sonstige personenbezogene Angaben, die für die nachvollziehbare Dokumentation des Vereinsvorgangs wesentlich sind.

Die Verarbeitung dient insbesondere der ordnungsgemäßen Vereinsführung, der Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen und Organhandlungen, der Erfüllung der Statuten, der Rechtsverteidigung und der Dokumentation der Vereinsgeschichte.

Rechtsgrundlage sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Protokolle der Generalversammlung, Vorstandssitzungen und sonstige Dokumente von dauerhafter rechtlicher, organisatorischer oder historischer Bedeutung können dauerhaft bzw. zeitlich unbefristet im Vereinsarchiv aufbewahrt werden.

Nicht für diesen Zweck erforderliche private Daten sollen nicht allein aufgrund ihrer früheren Zugehörigkeit zu einem Mitglied dauerhaft archiviert werden.

21. Vereinsdokumentation, Chronik und Archiv

Die langfristige Dokumentation der Vereinsgeschichte, der künstlerischen Tätigkeit, der Ausstellungen, Veranstaltungen, Publikationen, Organe und sonstigen Vereinsaktivitäten stellt ein berechtigtes Interesse des Steiermärkischen Kunstvereins Werkbund dar.

Daher können bestimmte personenbezogene Informationen auch nach Beendigung einer Mitgliedschaft oder einer Vereinsfunktion langfristig oder dauerhaft gespeichert und – soweit sie für die Öffentlichkeit bestimmt sind – veröffentlicht bleiben.

Dies betrifft insbesondere:

Namen von Künstlerinnen und Künstlern, Mitgliedern und Funktionärinnen bzw. Funktionären,
historische Angaben zur Mitgliedschaft oder Vereinsfunktion,
Teilnahmen an Ausstellungen, Veranstaltungen und Projekten,
Ausstellungs- und Veranstaltungsinformationen,
Werkangaben und Werkabbildungen,
Portraits und Veranstaltungsfotos,
Ausstellungsansichten,
Künstlerprofile im historischen Zusammenhang,
Kataloge, Einladungen und Programme,
Publikationen,
Presse- und Dokumentationsmaterial,
Chronikbeiträge sowie
Protokolle und historische Vereinsunterlagen.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses an der historischen, kulturellen, organisatorischen und rechtlichen Dokumentation der Vereinsarbeit.

Ein Austritt oder eine sonstige Beendigung der Mitgliedschaft führt daher nicht automatisch zur Löschung aus historischen Protokollen, bereits erschienenen Publikationen, Katalogen, Ausstellungsverzeichnissen, Veranstaltungsdokumentationen, Chronikbeiträgen oder vergleichbaren Unterlagen der Vereinsgeschichte.

Private Verwaltungsdaten wie eine nicht öffentliche Wohnadresse, private Telefonnummer, Geburtsdatum, interne Verwaltungsnotizen oder laufende Zahlungsinformationen werden nicht allein zum Zweck der Vereinschronik dauerhaft öffentlich zugänglich gemacht.

22. Künstlerprofile, Werke, Bilder und Texte

Im Rahmen des Vereinszwecks können personenbezogene Angaben und künstlerische Inhalte von Mitgliedern, Künstlerinnen und Künstlern sowie sonstigen Beteiligten veröffentlicht werden.

Dazu können insbesondere gehören:

Name und Künstlername,
biografische Angaben,
Vereinsfunktionen,
Künstlerprofile,
Portraitfotos,
Werkabbildungen und Werkangaben,
Ausstellungs- und Veranstaltungsteilnahmen,
künstlerische Texte und Viten,
Links zu eigenen Websites oder öffentlich vorgesehenen Profilen,
Publikationen und
sonstige für die Darstellung der künstlerischen Tätigkeit bereitgestellte Inhalte.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Kunst- und Kulturvermittlung, der Förderung der Künstlerinnen und Künstler, der Darstellung der Vereinsarbeit, der Dokumentation von Ausstellungen und Veranstaltungen sowie der historischen Vereinsdokumentation.

Inhalte, die im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft für eine Veröffentlichung, Ausstellung, Publikation, Chronik oder sonstige Vereinsdokumentation bereitgestellt wurden, können auch nach Beendigung der Mitgliedschaft gespeichert und im jeweiligen historischen oder dokumentarischen Zusammenhang weiterverwendet werden.

Ein Anspruch auf dauerhafte öffentliche Bereitstellung eines bestimmten Künstlerprofils oder sonstigen Inhalts besteht dadurch nicht. Der Verein kann Inhalte aus sachlichen, redaktionellen, rechtlichen oder technischen Gründen ändern, aktualisieren, archivieren oder entfernen.

23. Urheber- und Nutzungsrechte an bereitgestellten Inhalten

Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten und die urheberrechtliche Berechtigung zur Nutzung von Texten, Fotografien, Werkabbildungen und sonstigen geschützten Materialien sind rechtlich voneinander zu unterscheiden.

Für Materialien, die dem Verein zur Veröffentlichung, Ausstellung, Dokumentation, Publikation oder Archivierung übermittelt werden, gelten ergänzend die jeweils bei der Übermittlung, Einreichung oder im Rahmen der Mitgliedschaft vereinbarten Nutzungsrechte.

Soweit Inhalte für eine Vereinsaktivität oder Veröffentlichung zur Verfügung gestellt wurden, können diese im Rahmen der eingeräumten Rechte insbesondere für Website, Künstlerprofile, Ausstellungs- und Veranstaltungsdokumentationen, Vereinschronik, Publikationen, Kataloge, Pressearbeit und Archive genutzt werden. Dies kann – soweit von der jeweiligen Rechtsgrundlage und Rechtseinräumung umfasst – auch nach Beendigung der Mitgliedschaft gelten.

Zwingende urheberrechtliche und persönlichkeitsrechtliche Ansprüche bleiben unberührt.

24. Öffentliche Website-Daten, Suchmaschinen und maschinenlesbare Informationen

Informationen, die für eine Veröffentlichung auf unserer Website bestimmt sind, können zusätzlich in maschinenlesbaren Formaten bereitgestellt werden.

Dazu können insbesondere strukturierte Daten, Sitemaps, JSON-LD-Daten, Entity-Daten und vergleichbare technische Formate gehören.

Dies betrifft grundsätzlich nur Informationen, die öffentlich auf unserer Website dargestellt werden oder ausdrücklich für eine Veröffentlichung bestimmt sind.

Zweck ist insbesondere die korrekte Auffindbarkeit und Zuordnung von Vereins-, Künstler-, Werk-, Veranstaltungs-, Publikations- und Institutionsinformationen durch Suchmaschinen und andere Informationssysteme.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der öffentlichen Darstellung, Auffindbarkeit und korrekten Dokumentation der Vereinsarbeit.

Öffentlich zugängliche Informationen können von Suchmaschinen, Internetarchiven, KI-Systemen und anderen unabhängigen Diensten erfasst, gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Auf die eigenständige Verarbeitung durch solche Dritten hat der Verein nur begrenzten Einfluss.

25. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur jenen Personen oder Stellen zugänglich gemacht, die diese Daten für den jeweiligen Zweck benötigen oder aufgrund einer rechtlichen Grundlage erhalten dürfen.

Dazu können insbesondere gehören:

Mitglieder des Vorstands,
vom Vorstand mit Vereinsaufgaben beauftragte Personen, insbesondere Website- und Verwaltungsadministratoren,
World4You als Hosting-Dienstleister,
Mailjet bzw. Unternehmen der Sinch-Gruppe als E-Mail-Dienstleister,
technische Dienstleister, soweit deren Zugriff erforderlich ist,
Steuerberatung, Rechtsberatung oder sonstige berufliche Berater, soweit erforderlich,
Rechnungsprüfer im Rahmen ihrer statutarischen Aufgaben sowie
Behörden und Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtsgrundlage besteht.

Bei freiwilliger Nutzung von WhatsApp werden Daten außerdem im Rahmen der Nutzung dieses Dienstes durch den jeweiligen Anbieter sowie gegebenenfalls durch andere Teilnehmer einer WhatsApp-Gruppe verarbeitet.

26. Auftragsverarbeiter und internationale Datenübermittlungen

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Dies betrifft insbesondere Hosting- und E-Mail-Dienstleistungen.

Soweit ein eingesetzter Anbieter personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder dorthin übermittelt, erfolgt eine solche Übermittlung nur im Rahmen der nach der DSGVO vorgesehenen Voraussetzungen, etwa aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

27. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Insbesondere gelten folgende Grundsätze:

Abgelehnte Mitgliedsanträge: grundsätzlich Löschung ein Jahr nach der Ablehnung, sofern kein konkreter Rechtsgrund eine längere Speicherung erforderlich macht.
Angenommene Mitgliedsanträge und technische Einreichungsnachweise: grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft und ein Jahr nach deren wirksamer Beendigung, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe eine längere Speicherung erfordern.
Laufende Mitglieds- und Verwaltungsdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft und danach so lange, wie dies für Abwicklung, gesetzliche Pflichten oder konkrete Rechtsansprüche erforderlich ist.
Beitrags-, Buchhaltungs- und Belegdaten: entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Allgemeiner Newsletter: bis zur Abmeldung oder zum Widerruf; erforderliche Sperr- oder Nachweisinformationen können danach in reduziertem Umfang aufbewahrt werden, um weitere unerwünschte Zusendungen zu verhindern oder einen früheren Einwilligungs- bzw. Widerrufsstatus nachweisen zu können.
Technische E-Mail-Versanddaten: so lange, wie dies für Zustellkontrolle, Fehlerbehebung, Missbrauchsschutz und gegebenenfalls die Nachweisführung erforderlich ist.
Kontaktanfragen: bis zum Abschluss der jeweiligen Angelegenheit und darüber hinaus nur bei bestehendem rechtlichen oder dokumentierten berechtigten Interesse.
Protokolle der Vereinsorgane: bei dauerhafter rechtlicher, organisatorischer oder historischer Bedeutung gegebenenfalls zeitlich unbefristet.
Vereinschronik, Publikationen, historische Mitglieder- und Funktionärsangaben, Ausstellungs- und Veranstaltungsdokumentationen, Werkabbildungen, Fotografien und andere historisch relevante Vereinsunterlagen: solange ein nachvollziehbarer historischer, kultureller oder dokumentarischer Zweck besteht, bei entsprechender Bedeutung auch dauerhaft.

Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erforderlich sein, wenn gesetzliche Pflichten, behördliche oder gerichtliche Verfahren oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche dies erfordern.

28. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbeabsichtigter Veränderung, unberechtigter Offenlegung und unbefugtem Zugriff zu schützen.

Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS, Zugriffsbeschränkungen, rollen- und berechtigungsbasierte Administrationszugänge, geschützte Speicherung sensibler Bewerbungs- und Mitgliedsdaten, Sicherheits- und Wartungsmaßnahmen, Datensicherungen sowie technische Maßnahmen zum Schutz elektronischer Einreichungen.

Personen mit Zugriff auf interne Daten dürfen diese ausschließlich entsprechend ihrer jeweiligen Aufgabe und für Vereinszwecke verwenden.

29. Verpflichtende und freiwillige Bereitstellung von Daten

Bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, um einen Mitgliedsantrag bearbeiten oder eine Mitgliedschaft ordnungsgemäß verwalten zu können. Ohne diese Daten kann ein Mitgliedsantrag gegebenenfalls nicht geprüft oder eine Mitgliedschaft nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Die Anmeldung zum allgemeinen Newsletter und die Teilnahme an WhatsApp sind freiwillig und keine Voraussetzung für die Mitgliedschaft.

30. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft,
Recht auf Berichtigung,
Recht auf Löschung,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung erhoben werden.

Bei einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung besteht ein gesetzliches Widerspruchsrecht nach Maßgabe der anwendbaren Vorschriften.

Ein Löschungsbegehren führt nicht zwingend zur Entfernung rechtmäßig weiter benötigter Daten aus Vereinsprotokollen, bereits erschienenen Publikationen, Ausstellungs- oder Veranstaltungsdokumentationen, der Vereinschronik oder sonstigen historisch bzw. rechtlich weiterhin erforderlichen Unterlagen. Ein entsprechendes Begehren wird im Einzelfall unter Berücksichtigung des jeweiligen Zwecks, der Rechtsgrundlage und der Rechte der betroffenen Person geprüft.

Anfragen zu Betroffenenrechten können an folgende Adresse gerichtet werden:

kunstverein.stmk@werkbund.at

31. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

In Österreich ist dies:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

32. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die tatsächlichen Datenverarbeitungen, eingesetzten Dienste, organisatorischen Abläufe oder rechtlichen Anforderungen ändern.

Stand: September 2026